Tempo: come gestirlo al meglio?

Il tempo è un bene prezioso. Spesso ci sembra di non averne abbastanza eppure, come è spiegato molto bene in questa intervista a Luca Mazzucchelli, vicepresidente dell’OPL (Ordine Psicologi della Lombardia) e vicedirettore della rivista “Psicologia Contemporanea”, il tempo è democratico: 24 ore, sono 24 per tutti.

Oggi con te parliamo di tempo, di gestione del tempo perché tutti in qualche modo se ne lamentano. Dal tuo punto di vista, questa lamentela alla mancanza di tempo ha ragione di esistere oppure no?

E’ un po’ la nostra specialità lamentarci in generale e quando si parla di tempo ognuno ha le sue teorie. Credo che il tempo sia molto democratico, nel senso che tutti quanti noi abbiamo 24 ore nell’arco della giornata e su questo non si scappa: questa è una condizione nella quale tutti quanti siamo. Si tratta di riuscire ad utilizzarle al meglio. E’ vero che ciascuno ha tanti impegni, chi più chi meno, però se Obama riesce a trovare 15 minuti al giorno per leggere il giornale, anche noi dovremmo essere più bravi e capaci nel ritagliarci un po’ di tempo per fare le cose di cui sentiamo il bisogno.

Dal tuo punto di vista questa lamentela alla mancanza di tempo nasconde qualcosa d’altro oppure no? Io ho la sensazione che qualcuno, lamentandosi, cerchi di deresponsabilizzarsi.

Sì, perché non si prende la responsabilità di fare le cose nel tempo che ha a disposizione. Fare implica agire e quindi fare andare bene o fare andare male le cose. Credo ci sia anche il timore di uscire dalla cosiddetta zona di confort, cioè di provare a fare delle cose diverse. Rimanere in questa pigrizia, in questo procrastinare, o comunque nelle nostre routine che non son sempre efficaci, ma ci sono comunque conosciute. Uno preferisce stare lì dentro invece di provare a fare qualcosa di diverso. Poi per carità ciascuno di noi ha le sue ragioni, però sì, penso che possa esserci dell’altro dietro.

Dal tuo punto di vista quali possono essere gli ostacoli alla gestione del tempo?

Sicuramente oggi siamo bombardati da distrazioni. C’è una guerra in corso di cui nessuno parla, che è la guerra per l’attenzione. Siamo circondati da stimoli che richiedono continuamente la nostra attenzione. Basta vedere sul cellulare, più in generale le notifiche che arrivano dai vari device: computer, ipad, etc. E sono veramente invasive, ti spezzettano la concentrazione, la rendono a brandelli. E’ un problema nella gestione del tempo perché ogniqualvolta ti distrae dal tuo compito. Non so, stai scrivendo una mail, guardi whatsapp sul cellulare e ti distrai; per ritornare nel lavoro profondo solitamente un minuto deve passare. Questo per me è una cosa molto invalidante. Quindi sicuramente il primo ostacolo è quello delle distrazioni. Dovremmo imparare a disegnare l’ambiente intorno a noi in modo da facilitarci un deep work, cioè un lavoro profondo, entrare nel flusso e fruttare al meglio questa cosa. Ad esempio staccando le notifiche del cellulare. Io, da quando ho spento le notifiche di whatsapp, instagram, snapchat, tutte le varie robe, riesco a controllare quando voglio il cellulare, non è più il cellulare che controlla il mio tempo. Questo è sicuramente un ostacolo, l’altro credo sia un problema di mentalità e conoscenza, cioè le persone devono conoscere come sfruttare al meglio il loro tempo.

Cioè?

Ci sono delle precauzioni, delle cose che se tu sai e fai, possono mettere in discesa l’utilizzo che tu fai delle tue 24 ore. Solo così puoi usarle al meglio delle loro possibilità. Spesso le persone cercano di essere efficienti, perdendo però di efficacia. Spesso le persone rispondono subito alle mail che gli arrivano, per essere efficienti, per far vedere che rispondono subito alla mail; se devono portare in posta una raccomandata la portano subito, per essere efficienti, se arriva una notifica di un messaggio su whatsapp rispondono subito e immediatamente per essere efficienti, ma in questo modo perdono di efficacia.

Sei efficiente perché fai subito il compito, ma perdi di efficacia perché hai la concentrazione fatta a brandelli, come dicevamo prima.

Una delle prime cose da sapere per essere più efficaci è proprio sapere la differenze tra efficacia ed efficienza, quindi disegnare l’ambiente intorno a sé in modo da favorire l’efficacia e non l’efficienza. Per esempio, io mi ritaglio tre slot di mezz’ora ciascuna al giorno per rispondere alle mail e nel restante tempo faccio le mie cose così non ho distrazioni continue. Oppure vado in posta a spedire le raccomandate quando ne ho 5, nei limiti delle urgenze ovviamente, e non rispondo in maniera compulsiva a qualsiasi stimolo arrivi in questa direzione.

Informiamoci perciò sulle possibilità di time management per scoprire quali sono quelle informazioni utili a performare meglio il tempo. Questa differenza tra efficacia ed efficienza è una, disegnare l’ambiente intorno a sé in modo da rendere più frendly la gestione del tempo è un’altra. Ce ne sono anche altre e secondo me la più importante è la legge di Pareto, la legge della distribuzione 80-20. Pareto era un economista italiano che è passato alla storia per aver descritto le sue osservazioni e teorizzato la distribuzione dei redditi in Italia. Lui diceva che il 20% delle persone deteneva l’80% della ricchezza. Continuando i suoi studi si accorse che questa cosa non era valida solo in Italia, ma in generale nel mondo, e che non era valida solo per la distribuzione della ricchezza, ma governava in generale la nostra vita. Ad esempio nel suo giardino Pareto si accorse che il 20% dei baccelli delle piante di piselli, produceva l’80% dei piselli; ha visto che le persone nell’80%  dei casi indossava il 20% dei vestiti che aveva nell’armadio. Questa distribuzione si può applicare in realtà a qualsiasi altra cosa, come anche alla gestione del nostro tempo. Qual è il 20% delle cose che tu fai nel corso della settimana che produce l’80% dei risultati? Ti concentri su quel 20 e il restante 80 l’abbandoni.

Hai altri suggerimenti da lasciare a chi ci sta ascoltando?

La legge di Pareto a me ha fatto svoltare parecchio, tanto che all’interno di Mindlab, un gruppo privato su facebook che gestisco, ho fatto un video approfondimento verticale su questo. L’altro argomento su cui ho fatto un video approfondimento di un’ora è sulla morning routine, su come svegliarsi prima la mattina e ottimizzare le prime due ore della giornata affinché uno faccia le cose veramente importanti lì. Io mi sveglio alle 6 e dalle 6 alle 8 faccio le mie cose: leggo, scrivo, studio l’inglese, lavoro sugli obiettivi per me importanti, preparo i video da fare, etc.. E poi alle 8, quando tutti si svegliano in casa io inizio la mia giornata normale. In questo modo faccio le cose veramente importanti che però non sono mai urgenti. Solitamente abbiamo a che fare con cose urgenti, importanti, urgenti e importanti, o né urgenti né importanti; in queste due ore della mattina faccio le cose veramente importanti che fanno la differenza sul lungo periodo (leggere, formarmi, studiare…) che però non essendo mai urgenti, nell’arco della giornata non riusciamo a fare. Quindi riuscire a ritagliarsi uno spazio prima la mattina, andando poi a dormire ad un orario decente di modo da avere le tue 8 ore di sonno. Questa è un’altra strada che suggerisco di andare a sondare.

Può essere anche la sera? A casa mia la mattina sarebbe un caos, ma la sera sì…

Può essere anche la sera, ognuno poi deve trovare la sua routine. Destinare ogni giorno 1 o 2 ore a queste attività secondo me è importante. Per me la mattina ha un qualcosa di magico: alle 6 i bambini non si svegliano, si svegliano alle 8 (in realtà succede che si sveglino alle 6 o alle 7 e io lì la faccio saltare la mia morning routine). Altrimenti alle 6, quando fuori è ancora buio, vedi l’alba, per me è un qualcosa di magico e è tutto molto rilassante. Posso fare le mie cose molto tranquillamente. Conosco molta gente che invece sposta la cosa da mezzanotte alle 2.

Magari da mezzanotte alle 2 no, ma a casa mia più o meno alle 21.30 tutti dormono…

Fantastico! Però hai come contro il fatto che alle 22 tu sei stanca… perché vieni da una giornata massacrante, con tre bimbi… invece alle 6 tu sei fresco, non sei già caricato da una giornata di 12 ore dove ti dici: “O mio Dio, dove sbatto la testa?”. Quando si dice che “il mattino ha l’oro in bocca” credo che sia proprio vero.

E voi in che modo gestite il vostro tempo?

Elisabetta Gusmini

Psicologa Treviglio